Finexus S.A.S. sociedad comercial debidamente constituida, identificada con el NIT 901.250.121-3, con domicilio principal en la Cra. 51B No. 80 – 58, oficina 401, Barranquilla, Colombia, tomamos muy en serio la protección de sus datos personales.
En consecuencia, y para proteger su privacidad o reserva de la información, nos comprometemos a hacer uso responsable de sus datos personales, nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales hace referencia a las disposiciones generales para el tratamiento y la protección de datos personales y desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, Finexus S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Finexus S.A.S. política la cual deberá ser informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades, comerciales o laborales.
En virtud de lo anterior, Finexus S.A.S., ha diseñado la presente política en la que describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (Documentos SIG), mensajes de texto, mensajería instantánea, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales, colaboradores y contratistas.
Tanto el responsable como los encargados deben respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones aún después de terminados los vínculos legales, laborales, comerciales o de cualquier otra índole. Nuestra Política de Tratamiento de Datos, es de obligatoria aplicación en todas las actividades que relacionen total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la transferencia de esa información, con el fin de garantizar los derechos de sus clientes, colaboradores, proveedores, aliados comerciales y terceros en general, en esta se describe la información que Finexus recopila y trata sobre usted y lo que puede hacer con esa información y es parte integral del contrato de corretaje mercantil y los Términos y Condiciones para el uso y acceso a nuestros canales de atención.
Dar su consentimiento expreso e informado para procesar los datos personales conforme a esta Política de Tratamiento de Datos es un requisito para poder contratar y/o tener cualquier tipo de relación con la Finexus No obstante, no está obligado a dar su consentimiento y puede desistir de utilizar o acceder a nuestros canales de atención o los servicios de Finexus. En todo caso, recuerde que los datos personales sensibles y los datos sobre menores de edad siempre serán facultativos de conformidad con las normas aplicable.
1. Definiciones
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable de la información, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no poder poner a disposición del público la Política de privacidad.
Autorización: Permiso otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Recopilación organizada y estructurada de los datos personales que son objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta; es su heredero.
Datos Personales: Es aquella información vinculada a una o varias personas naturales, dicha información es usada para el tratamiento de datos de Finexus para los procesos de Originación y otorgamiento de créditos.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas o filosóficas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas o filosóficas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.
Titular: Persona natural a la cual se le hace uso de sus datos personales para objeto de tratamiento.
Tratamiento: Es la operación o el conjunto de operaciones que se realiza a los datos personales del titular, como la recolección, almacenamiento, circulación, transferencia, uso, y demás operaciones permitidas por la Ley.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
2. Normatividad Aplicable
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia Establece que:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia Establece que:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los suscriptores, usuarios, clientes, empleados, proveedores y cualquier otra persona natural. El literal k ) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información. Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: servicioalcliente@finexus.com.co
3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada, por lo cual Finexus S.A.S. deberá sujetarse a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
• Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice Finexus S.A.S. o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
• Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Finexus S.A.S. no podrá obtener o divulgar datos personales sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No serán incluidos datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, Finexus S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por Finexus S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que en Finexus S.A.S. , administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
4. Responsable de los Datos Personales
Finexus S.A.S. , es el responsable del procesamiento de los datos de usuarios visitantes y relacionados con el uso y acceso a nuestros servicios y canales de atención.
Así mismo Finexus S.A.S. , será el responsable de los datos personales que se recopilen como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su ejecución y terminación de la relación contractual que surgirá entre las partes. A través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
RAZON SOCIAL: FINEXUS S.A.S.
NIT. 901250121-3
DOMICILIO PRINCIPAL: Barranquilla
DIRECCIÓN SEDE PRINCIPAL: Carrera 51B No. 80-58, Edificio Smart Office Of. 1501
TELEFONO:3124709438
CORREO: servicioalcliente@finexus.com.co
PAGINA WEB: https://www.finexus.com.co/
HORARIOS DE ATENCIÓN: Lunes a viernes, 8:00 am – 12:00 m / 02:00 pm – 06:00 pm.
ENCARGADO: Oficial de protección de datos será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de FINEXUS S.A.S.
• Las solicitudes o peticiones que hagan referencia a cualquier sucursal de Finexus S.A.S. , serán atendidas en la oficina principal.
5. Generalidades de la información y datos personales recopilados
Recopilaremos información y datos personales a través de formularios, nuestro sitio web, correo electrónico, información física (Documentos SIG), mensajes de texto, mensajería instantánea, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, así como en el perfeccionamiento de los documentos legales, la ejecución de contratos y las acciones relacionadas con su terminación como expedición de certificados de vínculo comercial, laboral y notificación a los terceros aliados correspondientes. La información (incluidos los datos personales) la proporciona usted mismo, registrándose o solicitando información cuando utilice o acceda a nuestros canales de atención. Además, los recopilamos automáticamente cuando usa o accede a los aplicativos o sitios WEB. También podemos recopilar información sobre usted de otras fuentes confiables, de acceso público o privado con su consentimiento previo, expreso e informado.
Los datos personales que se solicitan es un requisito para poder contratar y/o tener algún tipo de relación con Finexus S.A.S. , y, en caso de que no desee proporcionar esta información, no podemos prestarle nuestros servicios o nuestra capacidad para hacerlo puede verse obstaculizada significativamente. La inexactitud o falsedad de los datos personales que nos facilite podría provocar la terminación anticipada relación comercial o contractual. Recuerde que no está obligado a entregar sus datos personales sensibles como lo son el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueve intereses de cualquier partido político o que garantizan los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, ni tampoco datos personales sobre menores de edad.
6. Derechos de los Titulares de Datos Personales frente a FINEXUS S.A.S.
• Acceder, conocer, actualizar, rectificar y consultar en cualquier momento sus datos personales frente a Finexus respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a Finexus S.A.S. , para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización;
• Ser informado por Finexus S.A.S. , previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Finexus;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando considere que Finexus no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Finexus S.A.S.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7. Deberes de la Empresa
Finexus S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, actividad o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web de Finexus S.A.S. entre otros.
• Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web de Finexus, la Línea de contacto al cliente y la oficina principal de Finexus S.A.S.
• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación colombiana.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos que está autorizado a suministrar a terceros.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Cuando se realice transferencia de los datos personales de un cliente a un tercero, Finexus realizará una notificación en la que indicará que, a través de la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales, se les informó a los deudores de Finexus (los “Clientes” o los “Titulares”) sobre la posibilidad de que exista una circulación y transferencia de sus datos personales. Entendiéndose como notificados desde el momento inicial a través de la Solicitud de Crédito, donde el Titular autoriza dentro del tratamiento de datos personales a Finexus, sus filiales y/o terceros contratados para tratar sus datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa y para los fines relacionados con su objeto social.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. Finalidad en Captura, Uso y Tratamiento de Datos Personales
Finexus S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, colaboradores, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos e imágenes para llevar a cabo diversas f inalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Ofrecer todo tipo de servicios comerciales y de postventa; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
• Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, colaboradores y terceros vinculados.
Particularmente, Finexus S.A.S. podrá ejecutar las siguientes acciones:
8.1 Clientes
• Brindarle toda la información relacionada con nuestros productos y/o servicios relacionados con créditos de libranza.
• Proporcionar información sobre actividades promocionales de Finexus, ofertas especiales, nuevos lanzamientos de productos y otra información de naturaleza comercial o de mercadeo.
• Verificar su identidad de acuerdo con los parámetros establecidos por la Ley y con respeto a las garantías constitucionales.
• Para realizar estudios de crédito, procesos de facturación, pagos, recaudos y cobro de cartera.
• Elaborar y mantener un registro de las transacciones que realice, así como informarle sobre ellas y darles el correspondiente seguimiento.
• Analizar y verificar los datos personales aportados, para lo cual vamos a consultar la información en bases de datos públicos y privados, con su previo, expreso e informado consentimiento, para efectos de analizar su viabilidad para suscribir el contrato de corretaje mercantil con Finexus.
• Atender su solicitudes, quejas y sugerencias, así como brindarle apoyo durante toda la relación contractual.
• Desarrollar estudios internos sobre sus intereses y comportamientos, para desarrollar mejores productos, así como realizar estudios estadísticos.
• Crear perfiles mediante el análisis de diversas variables, como comportamiento o interacciones dentro de la plataforma, análisis y predicción de eficiencia comercial, preferencias, intereses, historial de transacciones, comportamiento y ubicación, entre otras, para mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales, mostrar publicidad o promociones y pancartas de interés y realización de actividades de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Mejorar nuestras promociones comerciales y promocionales y analizar las páginas visitadas, las búsquedas realizadas por los usuarios, para mejorar nuestra oferta de contenidos y artículos, personalizar dicho contenido, su presentación y servicios.
• Brindarle información a través de diferentes canales de comunicación (por correo electrónico, mensajes push, llamadas telefónicas o cualquier otro medio).
• Detectar y prevenir fraudes, abusos y delitos relacionados para proteger la seguridad de nuestros usuarios y la sostenibilidad de las plataformas.
• Proteger los derechos de los usuarios, terceros o los de Finexus
• Para cumplimiento de cualquier requisito legal a cargo de Finexus. Las imágenes tomadas de circuitos cerrados de televisión son utilizadas para contribuir a su seguridad en nuestras instalaciones.
8.2 Proveedores
FINEXUS S.A.S. captura información de sus proveedores con el fin de poder procesar las cotizaciones y celebrar contratos necesarios para el cumplimiento de su objeto social, a través de nuestros representantes. Finexus utiliza esa información para realizar encuestas, análisis de la ejecución de los contratos celebrados, procesos de facturación, pagos, recaudos y cobro de cartera. La información de los proveedores también es utilizada para procesar, confirmar y cumplir con la venta o algún otro servicio que se suministre.
8.3 Colaboradores
La información que se recauda de los trabajadores de Finexus es aquella necesaria para la celebración, ejecución o terminación del contrato de trabajo, para adelantar procedimientos administrativos y analíticos, tales como administración de personal, administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, envió de notificaciones y mensajes a través de medios físicos y/o electrónicos y compartir esa información con las entidades que lo requieran, para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo y actividades de bienestar que apliquen. Las imágenes tomadas de circuitos cerrados de televisión son utilizadas para contribuir a su seguridad en nuestras instalaciones. Para recolectar y utilizar los datos personales relacionados con salud para efectuar los trámites, gestiones y reportes necesarios ante las entidades administradoras de salud o riesgos laborales en cumplimiento de la legislación laboral vigente. Eventualmente, Finexus S.A.S. solicitará su autorización para captar imágenes de los trabajadores para el desarrollo de campañas de mercadeo, publicidad y marketing.
8.4 Aspirantes
La información que se recauda de los aspirantes a cargos laborales en Finexus S.A.S. es la suministrada mediante la entrega de la hoja de vida personalmente, enviada a través de páginas de empleo o a nuestros correos electrónicos, información personal suministrada en el desarrollo de entrevistas, la cual es necesaria para ser contactado, para la aplicación de pruebas psicotécnicas y la evaluación del perfil, para la consulta y confirmación de información laboral, personal o crediticia y para compartir esa información con las entidades que lo requieran, para el correcto desarrollo del proceso de selección.
9 Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de Finexus S.A.S. y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
10. Políticas Específicas
10.1. Autorización y consentimiento del titular
Finexus S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas Manifestación de la autorización.
La autorización a Finexus S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Finexus S.A.S.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado medios para otorgar la autorización
Finexus S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por Finexus S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización Finexus S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, Finexus S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Finexus S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Finexus S.A.S. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto Finexus S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, Finexus S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
10.2. Video – Vigilancia
Las imágenes tomadas de circuitos cerrados de televisión son utilizadas para contribuir a su seguridad en nuestras instalaciones. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso y ante cualquier tipo de autoridad y organización. Eventualmente, Finexus S.A.S. solicitará su autorización para captar imágenes de los visitantes, clientes y/o trabajadores para el desarrollo de campañas de mercadeo, publicidad y marketing.
10.3. Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, Finexus S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
• El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
10.4. Datos de menores de edad
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
10.5. Referidos
De acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos, Finexus podrá recibir información personal de clientes potenciales mediante el canal de Referidos. Esta información solo podrá utilizarse para dar a conocer a través de llamadas, mensajes de texto, WhatsApp o correo electrónico, toda la información relacionada con nuestros productos y/o servicios relacionados con créditos de libranza y proporcionar información sobre actividades promocionales de Finexus, ofertas especiales, nuevos lanzamientos de productos y otra información de naturaleza comercial o de mercadeo. Si el cliente potencial comunica su interés en acceder a los servicios, deberá autorizar el tratamiento de sus datos personales.
10.6. E-mail
Eventualmente utilizaremos nuestros datos para enviarles e-mails a los titulares, con los siguientes propósitos:
1. Como parte del Servicio. Por ejemplo, le enviaremos (o podríamos enviarle) e-mails en las siguientes circunstancias:
• Luego de iniciar el vínculo comercial, se notificará sobre procesos de seguimiento, facturación, cobranza, etc.
• E-mails con recordatorios de los servicios que ofrecemos (especialmente aquellos que aún no haya utilizado o no haya utilizado en un tiempo considerable).
• Para enviar información sobre las ofertas del día que haya pedido.
2. Como e-mails promocionales.
3. Para ofrecer servicios relacionados con Finexus S.A.S.
En cada uno de los e-mails que enviemos siempre ofreceremos la posibilidad de cancelar la suscripción (opt-out) para dejar de recibir e mails en el futuro.
10.8. Garantías del derecho de acceso
Finexus S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos o físicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
10.9. Canales Digitales
En nuestros canales digitales, Finexus puede incluir enlaces a sitios web de terceros, lo que no indica que sean propiedad de Finexus o que los opere. Se aclara que el tratamiento de datos personales realizado por los terceros responsables de los sitios web antes mencionados no está amparado por esta Política de Tratamiento de Datos. Asimismo, usted reconoce y acepta que Finexus no tiene control sobre dichos sitios web y no es y no será responsable por el contenido o los servicios proporcionados por dichos sitios, o por la forma en que procesan sus datos personales, por lo que ingresa a Dichos sitios web bajo su propio riesgo.
11. Seguridad para el Almacenamiento de los Datos Personales
Finexus cumple con las normas y estándares de la industria en cuanto a las medidas de seguridad aplicables a sus datos personales. Específicamente, ha implementado una política de seguridad de la información aplicable a todos los procesos y ciclos de vida del dato personal.
Finexus no es responsable por intercepciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos, o por su uso por personas no autorizadas. Finexus no se hace responsable del uso indebido de la información obtenida por estos medios. Sin embargo, Finexus reportará cualquier incidente de seguridad en los términos establecidos por la autoridad de protección de datos personales y prestará su mejor colaboración con las autoridades para aclarar las circunstancias en que se presenten hechos por fuera de nuestro control, como medida de mitigación de los riesgos.
12. Transferencia Internacional de Datos Personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Finexus tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
13. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos.
La Empresa cuenta con una disposición administrativa destinada, a asegurar la debida atención de consultas, quejas, reclamos y peticiones, relativos a protección de datos personales, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con FINEXUS S.A.S. así: A través del correo corporativo servicioalcliente@finexus.com.co o a la línea de atención 3124709438. Igualmente, podrá acudir a las oficinas de atención al cliente de la Empresa, en la Carrera 51B No. 80-58 en la ciudad de Barranquilla. Horario de atención de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m.
Consultas
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, Finexus coloca a disposición los canales indicados anteriormente, garantizando el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo accedido para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
Finexus garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia Finexus recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Finexus, a la cual se le realiza seguimiento periódicamente.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Implementación de Procedimientos para Garantizar el Derecho a Presentar Reclamos
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios señalados por Finexus en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Rectificación y Actualización de Datos: Finexus tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: Finexus tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Supresión de Datos: El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Finexus. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando él tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Finexus debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Revocatoria de la Autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Finexus deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a Finexus , indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Para nosotros es muy importante salvar su privacidad. Por lo tanto, no vendemos ni comercializamos información que identifique a los usuarios. Tampoco compartimos ni transferimos sus datos personales a terceros. Sin embargo, Finexus podrá transmitir y transferir sus datos personales, a las siguientes personas y para los motivos indicados a continuación:
• Proveedores de servicios: Estos prestadores de servicios solo acceden a la información (incluidos los datos personales) estrictamente necesaria para prestar los servicios pactados y no pueden utilizarlos para usos distintas a los que les encomienda Finexus .
• Fiduciaria: Empresa con las que Finexus . puede constituir un patrimonio autónomo para que sea administrado por la fiduciaria, en beneficio de un tercero designado en la fiducia. Esta solo podrá tratar y transferir la información personal de los Titulares para los f ines relacionados con el objeto social del contrato celebrado entre Finexus y la Fiduciaria.
• Afiliadas: Empresas que pertenecen a nuestro grupo empresarial, que operan bajo nuestros mismos procesos y políticas internas, ya sean empresas controladas o afiliadas a Finexus , para cumplir con nuestra normativa interna, prevenir fraudes, gestionar riesgos y facilitar la gestión en nuestros canales de atención.
• Autoridades públicas: Las autoridades administrativas y judiciales que, en ejercicio de su competencia, requieren información, aun cuando no exista orden o citación ejecutiva o judicial al efecto, con el propósito de: (a) colaborar en la investigación y denunciar fraude, (b) salvaguardar un interés público, procedimientos judiciales, procedimientos administrativos y/o la resolución de controversias, y (c) cumplir con cualquier ley, reglamento o disposición legal aplicable, o cualquier mandato de una autoridad competente debidamente fundada y motivada.
14. Modificación y/o Actualización de la Política de Protección de Datos y Manejo de Información
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico enviado a los titulares. La presente política estará disponible para consulta en la página web de Finexus www.finexus.com.co.
15. Vigencia de la Políticas de Tratamiento de Información Personal
La presente política rige a partir de la fecha de publicación. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes, colaboradores, proveedores, aliados comerciales y terceros en general se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de Finexus .
Las autorizaciones sobre los datos de clientes, colaboradores, proveedores, aliados comerciales y terceros en general podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento.
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre Finexus y Los titulares.